Higiena danych: reguły, które trzymają ważne pola wypełnione
Pola wymagane spowalniają wprowadzanie, więc większość pól zostaje opcjonalna. Z czasem zadania tracą osobę przypisaną, deale tracą datę zamknięcia, a key results się starzeją. Higiena danych zamienia ten cichy problem w coś, co widzisz i naprawiasz. Administratorzy piszą reguły. Worknano sprawdza je względem twoich rekordów, ocenia wynik i mówi każdej osobie, co jest jej winne.
Naprawa ma własnego agenta: Data Hygiene Assistant. Czyta ustalenia i proponuje brakujące wartości, a ty potwierdzasz każdą zmianę. Ten artykuł wyjaśnia reguły, widok i skrót wokół niego.
Co mówi reguła
Administratorzy definiują reguły na stronie Organization, w sekcji Data hygiene. Reguła to rekord z tymi częściami:
- Model i wymagane pole. Które rekordy są sprawdzane i które pole musi być wypełnione. Reguła może zamiast tego użyć warunku, na przykład key results, których ostatnia aktualizacja jest starsza niż 30 dni.
- Dotyczy. Filtr rekordów, które reguła obejmuje, na przykład aktywne zadania, które nie są skończone. Puste znaczy każdy rekord modelu.
- Waga. Critical, Warning albo Low. Critical i Warning liczą się do wyniku i skrótu. Low jest tylko pokazywane.
- Okres karencji. Liczba dni, liczona od pola daty, takiego jak data startu. Rekordy młodsze jeszcze się nie liczą. Rekord bez tej daty liczy się jako po okresie karencji.
- Osoba odpowiedzialna. Pole użytkownika, które nazywa, kto ma naprawić rekord. Jeśli zostawisz je puste, Worknano używa assignee, potem twórcy, kiedy model ich ma.
- Wiadomość. Jedno zdanie, które ludzie widzą, na przykład "Open tasks need a due date."
Pole właściciela ma znaczenie. Zadanie bez assignee nie może należeć do swojego assignee, więc ta reguła wskazuje twórcę. Zadanie bez terminu wskazuje assignee, który zna plan.
Dni karencji zamiast pól wymaganych
Nikt nie jest blokowany przy zapisie. Nowe zadanie może istnieć bez terminu przez trzy dni. Potem pojawia się jako luka dla osoby, która jest właścicielem tej reguły.
Sekcja Data hygiene na My
Każdy użytkownik znajduje własne luki na stronie My. Sekcja pokazuje:
- Wynik higieny od 0 do 100, z liczbą sprawdzonych rekordów i liczbą luk. To udział sprawdzonych rekordów bez naruszenia.
- Chipy wagi dla Critical, Warning i Low.
- Listę reguł z naruszeniami, każdą z paskiem. Otwierasz regułę, żeby zobaczyć rekordy. Każdy wiersz linkuje do rekordu, pokazuje właściciela i datę utworzenia.
- Only mine, przełącznik, który ogranicza widok do twoich własnych rekordów.
- Scan again i link do zarządzania regułami, jeśli możesz je edytować.
- Fix with assistant, który otwiera asystenta strony z prośbą o porządek zaczynającą się od reguł Critical.
Widzisz tylko rekordy, które możesz czytać. Dostęp do wiersza i uprawnienia pól dotyczą liczników i list.
Dzienny skrót
Każdego ranka osoby, które są właścicielami rekordów łamiących regułę Critical albo Warning, dostają jedno powiadomienie: "{count} records need your attention". Linkuje do sekcji Data hygiene na My. Skrót niesie liczbę i link, nigdy szczegóły rekordu. Ktoś liczy się tylko dla modeli, które rola może czytać, i nikt nie dostaje wiadomości z zerem.
Organizacje, które tego nie chcą, mogą to wyłączyć. Ustawienie nazywa się Send daily data hygiene digest, w ustawieniach modułu Organization, i jest domyślnie włączone.
13 reguł domyślnych
Nowe przestrzenie startują z regułami dla modułów, których używają.
- Projects i zadania: aktywne zadania bez assignee, otwarte zadania bez terminu, aktywne projekty bez właściciela i aktywne projekty bez docelowej daty końca.
- OKR: key results bez osoby odpowiedzialnej, bez accountable person, bez terminu, bez pierwszej wartości i nieaktualizowane przez 30 dni. Objectives bez aligned goal pojawiają się jako Low.
- CRM: kontakty bez właściciela, otwarte deale bez właściciela i otwarte deale bez oczekiwanej daty zamknięcia.
Reguły key result patrzą na bieżący rok i kwartał i pomijają osiągnięte wyniki. Możesz edytować, wyłączać albo dodawać reguły, żeby pasowały do firmy.
Napraw to agentem
Lista luk nie jest naprawą. Data Hygiene Assistant pracuje reguła po regule, po dziesięć rekordów. Proponuje wartość tylko wtedy, kiedy rekord ją wspiera, a każda zmiana jest podglądem, który potwierdzasz. Przeczytaj, jak się zachowuje i czego odmawia zgadywać, w artykule agenta. Żeby zobaczyć innych asystentów na stronach, przeczytaj AI Assistants.