Гигиена данных: правила, которые держат важные поля заполненными
Обязательные поля замедляют ввод, поэтому большинство полей остаются необязательными. Со временем задачи теряют исполнителя, сделки теряют дату закрытия, а key results устаревают. Гигиена данных превращает эту тихую проблему в то, что вы видите и исправляете. Администраторы пишут правила. Worknano проверяет их по вашим записям, ставит оценку и говорит каждому, что на нем лежит.
Исправление имеет своего агента: Data Hygiene Assistant. Он читает находки и предлагает недостающие значения, а вы подтверждаете каждое изменение. Эта статья объясняет правила, вид и сводку вокруг него.
Что говорит правило
Администраторы задают правила на странице Organization, в разделе Data hygiene. Правило - это запись с такими частями:
- Модель и обязательное поле. Какие записи проверяются и какое поле должно быть заполнено. Правило может вместо этого использовать условие, например key results, чье последнее обновление старше 30 дней.
- К чему применяется. Фильтр записей, которые покрывает правило, например активные задачи, которые не завершены. Пусто значит каждую запись модели.
- Серьезность. Critical, Warning или Low. Critical и Warning идут в оценку и сводку. Low только показывается.
- Льготный период. Число дней, считаемое от поля даты, например даты начала. Записи моложе этого еще не считаются. Запись без этой даты считается прошедшей льготный период.
- Ответственный человек. Поле пользователя, которое называет, кто должен исправить запись. Если оставить его пустым, Worknano использует assignee, затем создателя, когда они есть у модели.
- Сообщение. Одно предложение, которое видят люди, например "Open tasks need a due date."
Поле владельца важно. Задача без assignee не может принадлежать своему assignee, поэтому это правило указывает на создателя. Задача без срока указывает на assignee, который знает план.
Льготные дни вместо обязательных полей
Никого не блокируют при сохранении. Новая задача может существовать без срока три дня. После этого она появляется как пробел для человека, который владеет этим правилом.
Раздел Data hygiene на My
Каждый пользователь находит свои пробелы на странице My. Раздел показывает:
- Оценку гигиены от 0 до 100, с числом проверенных записей и числом пробелов. Это доля проверенных записей без нарушения.
- Чипы серьезности для Critical, Warning и Low.
- Список правил с нарушениями, каждое со полосой. Откройте правило, чтобы увидеть записи. Каждая строка ведет на запись, показывает владельца и дату создания.
- Only mine, переключатель, который ограничивает вид вашими записями.
- Scan again и ссылку на управление правилами, если вы можете их править.
- Fix with assistant, который открывает ассистента страницы с просьбой о чистке, начиная с правил Critical.
Вы видите только записи, которые вам можно читать. Доступ к строке и права полей действуют и для счетчиков, и для списков.
Ежедневная сводка
Каждое утро люди, которые владеют записями, нарушающими правило Critical или Warning, получают одно уведомление: "{count} records need your attention". Оно ведет в раздел Data hygiene на My. Сводка несет число и ссылку, никогда подробности записи. Человек считается только для моделей, которые роль может читать, и никто не получает сообщение с нулем.
Организации, которым это не нужно, могут выключить. Настройка называется Send daily data hygiene digest, в настройках модуля Organization, и по умолчанию она включена.
13 правил по умолчанию
Новые рабочие области начинают с правил для модулей, которые они используют.
- Projects и задачи: активные задачи без assignee, открытые задачи без срока, активные проекты без владельца и активные проекты без целевой даты окончания.
- OKR: key results без ответственного, без accountable person, без срока, без первого значения и без обновления 30 дней. Objectives без aligned goal появляются как Low.
- CRM: контакты без владельца, открытые сделки без владельца и открытые сделки без ожидаемой даты закрытия.
Правила key result смотрят на текущий год и квартал и пропускают достигнутые результаты. Вы можете править, выключать или добавлять правила под свою компанию.
Исправьте это агентом
Список пробелов - это не исправление. Data Hygiene Assistant работает правило за правилом, по десять записей. Он предлагает значение только когда запись его поддерживает, и каждое изменение - это предпросмотр, который вы подтверждаете. Прочитайте, как он ведет себя и что отказывается угадывать, в статье агента. Чтобы увидеть других ассистентов на страницах, прочитайте AI Assistants.