Datahygiëne: regels die belangrijke velden gevuld houden
Verplichte velden maken invoer traag, dus de meeste velden blijven optioneel. Na verloop van tijd verliezen taken hun toegewezen persoon, deals hun sluitdatum en key results worden oud. Datahygiëne maakt van dat stille probleem iets dat je kunt zien en repareren. Admins schrijven regels. Worknano controleert ze tegen je records, scoort het resultaat en vertelt elke persoon wat die nog moet doen.
Het repareren heeft een eigen agent: de Data Hygiene Assistant. Die leest de bevindingen en stelt de ontbrekende waarden voor, en jij bevestigt elke wijziging. Dit artikel legt de regels, de weergave en het overzicht eromheen uit.
Wat een regel zegt
Admins definiëren regels op de pagina Organization, in de sectie Data hygiene. Een regel is een record met deze delen:
- Model en verplicht veld. Welke records worden gecontroleerd, en welk veld gevuld moet zijn. Een regel kan in plaats daarvan een voorwaarde gebruiken, bijvoorbeeld key results waarvan de laatste update ouder is dan 30 dagen.
- Geldt voor. Een filter voor de records die de regel dekt, zoals actieve taken die niet klaar zijn. Leeg betekent elk record van het model.
- Ernst. Critical, Warning of Low. Critical en Warning tellen mee voor de score en het overzicht. Low wordt alleen getoond.
- Respijtperiode. Een aantal dagen, geteld vanaf een datumveld zoals de startdatum. Records die jonger zijn, tellen nog niet mee. Een record zonder die datum telt als voorbij de respijtperiode.
- Verantwoordelijke persoon. Het gebruikersveld dat noemt wie het record moet repareren. Laat je het leeg, dan gebruikt Worknano de assignee, daarna de maker, als het model die heeft.
- Bericht. Eén zin die mensen zien, zoals "Open tasks need a due date."
Het eigenaarsveld telt. Een taak zonder assignee kan niet van zijn assignee zijn, dus die regel wijst naar de maker. Een taak zonder vervaldatum wijst naar de assignee, die het plan kent.
Respijtdagen in plaats van verplichte velden
Niemand wordt geblokkeerd bij het opslaan. Een nieuwe taak mag drie dagen zonder vervaldatum bestaan. Daarna verschijnt hij als gat voor de persoon die die regel bezit.
De sectie Data hygiene op My
Elke gebruiker vindt de eigen gaten op de pagina My. De sectie toont:
- De hygiënescore van 0 tot 100, met het aantal gecontroleerde records en het aantal gaten. Het is het aandeel gecontroleerde records zonder overtreding.
- Ernstchips voor Critical, Warning en Low.
- Een lijst van regels met overtredingen, elk met een balk. Open een regel om de records te zien. Elke rij linkt naar het record, toont de eigenaar en de aanmaakdatum.
- Only mine, een schakelaar die de weergave beperkt tot je eigen records.
- Scan again en een link om de regels te beheren, als je ze mag bewerken.
- Fix with assistant, dat de pagina-assistent opent met een opruimverzoek dat begint bij de Critical-regels.
Je ziet alleen records die je mag lezen. Rijtoegang en veldrechten gelden voor de tellingen en voor de lijsten.
Het dagelijkse overzicht
Elke ochtend krijgen mensen die records bezitten die een Critical- of Warning-regel breken één melding: "{count} records need your attention". Die linkt naar de sectie Data hygiene op My. Het overzicht draagt een getal en een link, nooit recorddetails. Iemand telt alleen mee voor modellen die de rol mag lezen, en niemand krijgt een bericht met nul.
Organisaties die het niet willen, kunnen het uitzetten. De instelling heet Send daily data hygiene digest, in de instellingen van de module Organization, en hij staat standaard aan.
13 standaardregels
Nieuwe werkruimten starten met regels voor de modules die ze gebruiken.
- Projects en taken: actieve taken zonder assignee, open taken zonder vervaldatum, actieve projecten zonder eigenaar, en actieve projecten zonder beoogde einddatum.
- OKR: key results zonder verantwoordelijke, zonder accountable person, zonder vervaldatum, zonder eerste waarde, en niet bijgewerkt in 30 dagen. Objectives zonder aligned goal verschijnen als Low.
- CRM: contacten zonder eigenaar, open deals zonder eigenaar, en open deals zonder verwachte sluitdatum.
De key-resultregels kijken naar het huidige jaar en kwartaal en slaan behaalde resultaten over. Je kunt regels bewerken, uitzetten of toevoegen zodat ze bij je bedrijf passen.
Repareer het met een agent
Een lijst met gaten is geen reparatie. De Data Hygiene Assistant werkt regel voor regel, tien records tegelijk. Hij stelt een waarde alleen voor als het record die ondersteunt, en elke wijziging is een voorbeeld dat jij bevestigt. Lees hoe hij zich gedraagt, en wat hij weigert te gokken, in het agentartikel. Om de andere assistenten op je pagina's te zien, lees AI Assistants.