Data Hygiene Assistant: znajduje brakujące dane i pomaga ci je poprawić
Większość narzędzi do pracy ma ten sam kompromis. Pola wymagane spowalniają ludzi przy wpisywaniu, więc większość pól zostaje opcjonalna. Potem dane gniją. Zadania bez osoby przypisanej, transakcje bez daty zamknięcia, key results, których nikt nie aktualizował od tygodni. Raport wygląda dobrze, dopóki ktoś na nim nie polega.
Worknano traktuje brak ważnych danych jako dług, który ktoś ma, a nie jako błąd formularza. Administratorzy definiują reguły higieny danych. Każda reguła nazywa model, pole, które powinno być wypełnione (albo warunek, który nie powinien pasować), rekordy, których dotyczy, okres karencji w dniach, wagę, pole, które mówi, kto jest winien poprawkę, i wiadomość. Worknano zamienia je w wynik higieny, sekcję Data hygiene na twojej stronie My page, codzienny skrót i tego agenta.
Data Hygiene Assistant jest częścią, która naprawia. Wykrywanie to zwykłe liczenie według reguł. Agent nie decyduje, czego brakuje. Bierze ustalenia i pomaga ci je zamknąć, rekord po rekordzie.
Co robi
- Zaczyna od podsumowania. Najpierw podaje zwięzły przegląd: wynik, które reguły mają naruszenia wobec tego, ile rekordów sprawdzono, i kto jest winien najwięcej poprawek. Jeśli chodzi ci o własne rekordy, ogranicza sprawdzenie do nich.
- Pyta, nad którą regułą pracować. Wymienia największe luki, Critical najpierw, i pozwala ci wybrać. Nigdy nie ściąga wierszy dla każdej reguły naraz.
- Pracuje nad jedną regułą naraz. Ładuje dziesięć rekordów wybranej reguły na partię i idzie dalej tylko wtedy, gdy jest ich więcej i chcesz więcej.
- Proponuje wartości tylko z dowodem. Sam rekord musi wspierać wartość. Przykłady: twórca jako właściciel, data końca projektu dla zadania, które jej nie ma, albo data wspomniana w opisie. Jeśli nic nie wspiera wartości, pyta ciebie.
- Wyjaśnia reguły warunkowe. Niektóre reguły oznaczają stan, na przykład key result nieaktualizowany od 30 dni. Mówi zwykłymi słowami, co warunek znaczy. Poprawka polega na aktualizacji rekordu, żeby już nie pasował, na przykład przez podanie nowej wartości.
Kiedy pomaga
- Otwierasz asystenta w poniedziałek i pytasz, czego brakuje. Pokazuje wynik 78, trzy luki Critical i dwie osoby, które są winne najwięcej. Wybierasz regułę Critical dla zadań bez osoby przypisanej.
- Lider zespołu sprząta przed przeglądem kwartalnym. Asystent przechodzi key results bez osoby odpowiedzialnej, po dziesięć, i proponuje twórcę albo lidera zespołu tam, gdzie rekord to wspiera.
- Menedżer sprzedaży prosi tylko o własne rekordy. Asystent ogranicza sprawdzenie do transakcji, które ta osoba posiada.
Jak działa z twoimi danymi
Asystent ma cztery narzędzia: sprawdzenie higieny, czytnik rekordów, wyszukiwanie pola i aktualizator. Czyta tylko to, co wolno ci czytać, przez te same kontrole uprawnień co każdy asystent. Nigdy nie wymyśla ludzi, dat ani kwot i nigdy nie zapisuje wypełniacza tylko po to, żeby rekord wyglądał na kompletny.
Każda zmiana to podgląd. Aktualizator kolejkuje partię, najwyżej jedną stronę rekordów, i nic nie jest zapisywane, dopóki nie potwierdzisz. Możesz odrzucić partię i poprosić o inne wartości. Odpowiedzi zostają krótkie: listy etykiet rekordów, a nie tabele każdego pola. Domyślnie działa na szybkim modelu.
Uczciwe granice: nie naprawi tego, czego nie może podeprzeć. Jeśli właściwa wartość jest tylko w twojej głowie, pyta. Nie może też zmieniać reguł. Administratorzy edytują je na stronie Organization.
Dlaczego jest inny
- Okresy karencji zamiast pól wymaganych. Ludzie mogą szybko utworzyć rekord. Reguła zaczyna liczyć dopiero po upływie dni karencji, liczonych od daty takiej jak data startu.
- Własność na regułę. Każda reguła mówi, kto ma ją poprawić. Zadanie bez osoby przypisanej może należeć do twórcy, a zadanie bez terminu może należeć do osoby przypisanej.
- Reguły między modułami w jednym miejscu. Zadania, projekty, key results, objectives, kontakty i transakcje używają tego samego modelu reguł i tego samego wyniku. Ta sama baza i ten sam ekran obsługują je wszystkie.
- Agent, który naprawia, a nie tylko raportuje. Pulpit pokazuje ci problem. Ten agent prowadzi cię do poprawki i kolejkuje ją do twojego potwierdzenia.
Gdzie go znaleźć
Sekcja Data hygiene na twojej stronie My page pokazuje twój wynik i otwarte reguły. Przycisk Fix with assistant zaczyna czat porządkowania, który startuje od sprawdzenia higieny i reguł Critical. Sprawdzenie jest też dostępne dla My Agent, CRM Assistant i Organization Assistant, więc z tych stron możesz zapytać „czego brakuje?”. Możesz też wybrać Data Hygiene Assistant po nazwie wszędzie tam, gdzie da się wybrać agenta, albo podpiąć go do workflow. Pełna funkcja, łącznie z codziennym skrótem, jest w Data hygiene.
Dostosuj go do siebie
Ten agent jest rekordem w module Agents, jak każdy inny. Możesz zmienić jego instrukcje, model, temperaturę i narzędzia, zduplikować go albo zacząć od pustego agenta. Twoje reguły liczą się bardziej niż jego sformułowanie, więc najpierw zdefiniuj reguły, które pasują do twojej firmy. Zbuduj własnego agenta pokazuje kroki, a Jak edytować asystenta strony i agenta wielokrotnego użytku pokazuje edytor.